In diesem Blogbeitrag möchte ich einige häufige Ursachen und Folgen von falscher Kommunikation im Projektmanagement aufzeigen und einige Tipps geben, wie man sie vermeiden oder beheben kann.

Ursachen von falscher Kommunikation

Falsche Kommunikation kann verschiedene Ursachen haben, wie zum Beispiel:

– Mangelnde Planung: Wenn die Kommunikationsziele, -methoden, -kanäle und -verantwortlichkeiten nicht klar definiert und dokumentiert sind, kann dies zu Verwirrung, Inkonsistenz und Informationslücken führen.

– Mangelnde Anpassung: Wenn die Kommunikation nicht an die Bedürfnisse, Erwartungen und Präferenzen der verschiedenen Projektteilnehmer angepasst ist, kann dies zu Desinteresse, Missachtung oder Widerstand führen.

– Mangelnde Rückmeldung: Wenn die Kommunikation nicht regelmäßig überprüft und bewertet wird, um die Wirksamkeit zu messen und Verbesserungen vorzunehmen, kann dies zu Fehlannahmen, Unklarheiten oder Frustrationen führen.

– Mangelnde Kompetenz: Wenn die Kommunikatoren nicht über die erforderlichen Fähigkeiten, Kenntnisse oder Erfahrungen verfügen, um die Botschaften klar, präzise und überzeugend zu vermitteln, kann dies zu Missinterpretationen, Fehlinformationen oder Konflikten führen.

Folgen von falscher Kommunikation

Falsche Kommunikation kann verschiedene Folgen haben, wie zum Beispiel:

– Kostenüberschreitungen: Wenn die Kommunikation nicht rechtzeitig oder unvollständig erfolgt, kann dies zu Verzögerungen, Nacharbeiten oder Änderungsanforderungen führen, die das Budget des Projekts erhöhen können.

– Qualitätsmängel: Wenn die Kommunikation nicht klar oder konsistent erfolgt, kann dies zu Fehlern, Abweichungen oder Mängeln führen, die die Qualität des Projekts beeinträchtigen können.

– Unzufriedenheit: Wenn die Kommunikation nicht effektiv oder angemessen erfolgt, kann dies zu Unmut, Beschwerden oder Konflikten führen, die die Zufriedenheit der Projektteilnehmer verringern können.

Tipps zur Vermeidung oder Behebung von falscher Kommunikation

Um falsche Kommunikation im Projektmanagement zu vermeiden oder zu beheben, können folgende Tipps hilfreich sein:

– Planen Sie die Kommunikation sorgfältig: Definieren und dokumentieren Sie die Kommunikationsziele, -methoden, -kanäle und -verantwortlichkeiten für jedes Projekt. Berücksichtigen Sie dabei die Anforderungen, Erwartungen und Präferenzen der verschiedenen Projektteilnehmer.

– Passen Sie die Kommunikation an: Gestalten Sie die Kommunikation so, dass sie für jeden Projektteilnehmer relevant, interessant und verständlich ist. Verwenden Sie dabei eine angemessene Sprache, einen angemessenen Ton und ein angemessenes Format.

– Geben Sie Rückmeldung: Überprüfen und bewerten Sie die Kommunikation regelmäßig anhand von Messgrößen und Feedback. Identifizieren Sie dabei Stärken und Schwächen und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

– Verbessern Sie Ihre Kompetenz: Entwickeln Sie Ihre Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Kommunikation. Nutzen Sie dabei Schulungen, Mentoring oder Coaching, um Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern.

Fazit

Die Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Wenn die Kommunikation falsch ist, kann dies zu Kosten, Qualitätsmängeln und Unzufriedenheit führen. Um dies zu vermeiden oder zu beheben, sollten Sie die Kommunikation sorgfältig planen, anpassen, überprüfen und verbessern.

Ergebnis:

Bei klarer Zuweisung der Zuständigkeiten und Kommunikation auf das Ziel gerichtet, lassen sich gemeinsam auch harte Nüsse knacken!